همه ما در حال مدیریت پروژه‌هایی با ابعاد مختلف در محیط کار و خانه هستیم. فرقی نمی‌کند که این پروژه‌ها کوچک یا بزرگ باشند، اصول اولیه برای مدیریت صحیح همه آنها یکی است. اما این اصول چه هستند؟ با مجله واگویه همراه شوید.
اگر ما پروژه‌ای را به‌عنوان دنباله‌ای از فعالیت‌های به‌هم‌پیوسته در مدتی محدود و نتیجه‌ای کاملا مشخص تعریف کنیم، پس رعایت موارد زیر می‌تواند به ما در مدیریت موفق آن پروژه کمک کند:
هدف‌گذاری برای دستیابی به نتیجه دلخواه
- نتایج و ثمرات این پروژه چه هستند؟
- چه میزان زمان برای تکمیل پروژه نیاز است؟
- محدوده زمانی شما چه مقدار است؟
- بودجه شما به چه اندازه است؟ این گزینه باید شامل تمامی هزینه‌های موردنیاز برای تکمیل پروژه باشد.
پیشرفت پروژه باید در تمام مدت اداره پروژه به‌دقت بررسی شود تا گروه به نتیجه دلخواه برسد. نظارت منظم و کارآمد منجر به اقدامات اصلاحی در کار شده و شما را در سر وقت به انتهای پروژه می‌رساند.
طراحی پروژه
ارائه یک برنامه دقیق و گروهی یکی از مهم‌ترین مواردی است که مدیران پروژه به آن توجه می‌کنند.
- توازن خوبی در ارائه جزئیات داشته باشید؛ به‌گونه‌ای به جزئیات توجه کنید که طرح شما کاملا برای اعضای گروه قابل‌درک باشد، بااین‌حال پرداختن بیش‌ازحد به جزئیات غیرضروری می‌تواند موجب سردرگمی شود.
- طرح خود را به ساده‌ترین شکل ممکن برای اعضای تیم تشریح کنید.
- مرتباً آن را، در صورت نیاز، به‌روزرسانی کنید.
- طرح خود را به‌عنوان روشی برای مدیریت پیشرفت پروژه، قابل‌دسترس برای اعضای تیم و سهامداران کنید.
- تمامی فعالیت‌های موردنیاز، زمان شروع و تکمیل پروژه و منابع موردنیاز را فهرست کنید.
رهبری
رهبری یک تیم پروژه با مدیریت و رهبری روزانه تفاوت دارد. شما قرار است تا بخش عمده‌ای از زمان و تمرکز خود را صرف ارتباط با دیگران، تشریح وظایف، اطلاع‌رسانی، ایجاد انگیزه، فروش محصول، قانع کردن یا آموزش دامنه گسترده‌ای از افراد کنید.
مشارکت در پروژه نیز به همین اندازه اهمیت دارد. اعضای گروه باید قادر به مشارکت در پروژه یا حداقل ارائه پیشنهاد و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی در مورد نوع کاری که انجام می‌دهند باشند. هیچ راه بهتری برای کمک به تیم به‌منظور القای حس در کنترل بودن پروژه توسط اعضا وجود ندارد.
استفاده از اعضای تیم
کلمه تیم یا گروه امروزه بسیار در محیط‌های کاری تکرار می‌شود، اما برای داشتن یک تیم پروژه هماهنگ به تلاش فراوان و برنامه‌ریزی نیاز است.
تیمی که به اعضای خود اجازه ارائه نظرات می‌دهد، زودتر و بهتر به نتیجه رسیده و راه‌حل‌هایی برای مقابله با مشکلات خلق می‌کند. مطمئن شوید که اعضای تیم شما دارای مهارت‌های کاری و میان‌فردی مرتبط با پروژه بوده و قادر به اصلاح نقش تیم و کارایی آن در به سرانجام رساندن پروژه هستند.
توصیه ما به شما در مدیریت یک پروژه، برداشتن دیوارهای میان دفاتر هر عضو گروه به‌منظور ارتباط بهینه اعضا با یکدیگر در محیطی اختصاصی برای جلو بردن پروژه است. به‌علاوه مطمئن شوید که تمامی اعضای گروه وظایف خود را درک کرده‌اند.
مسئولیت را به گروه واگذار کنید
کارهای پروژه محور می‌توانند بسیار دشوار باشند و به‌راحتی ما را بیش‌ازحد درگیر خود کنند. وقتی‌که افراد مناسب برای گروه خود را یافتید و مطمئن شدید که همه آنها به‌خوبی وظایف خود را درک کرده‌اند، بهتر است تا آزادی عمل در اختیارشان قرار دهید. به یاد داشته باشید که نقش شما مدیریت و رهبری و حفظ پروژه در مسیر صحیح است و نمی‌توان پروژه را تنها با نظر خود جلو برد.