یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت زمان اولویت بندی کارها است. بدین ترتیب می‌توانید کارهای مهم‌تر را ابتدا انجام دهید، تا اگر وقت اجازه نداد به همه‌ی کارهایی که در برنامه دارید برسید، ضرر نکنید. یکی از افرادی که توانسته است این موضوع را به سادگی و با مثال‌های بامزه‌ای توضیح دهد، برایان تریسی است، که کتاب قورباغه‌ات را قورت بده نوشته است.
با واگویه همراه شوید تا بخشی از گفته‌های وی درباره اولویت بندی کارها برای مدیریت زمان را در ادامه بخوانیم.
اهمیت اولویت بندی کارها
قبل از شروع کارها هر اندازه فکر بیشتری صرف برنامه‌ریزی و تعیین اولویت‌ها نمایید، کارهای مهم‌تری انجام می‌دهید، و زمانی که کار را آغاز نمودید، سریع‌تر آنرا به انجام خواهید رساند. هر اندازه کار مورد نظر برای شما مهم‌تر و ارزشمندتر باشد، برای غلبه بر تنبلی و دست به کار شدن برای انجام آن کار انگیزه بیشتری خواهید داشت.
روش الف ب پ ت ث برای مدیریت زمان
روش الف ب پ ت ث، یک تکنیک قوی برای اولویت بندی است، که همواره می‌توانید آنرا مورد استفاده قرار دهید. این شیوه به قدری ساده و موثر است، که به خودی خود می‌تواند شما را به یکی از کارآمدترین و موثرترین افراد در زمینه کاری‌تان تبدیل نمایید.
قدرت این تکنیک به خاطر سادگی آن است، بدین ترتیب که لیستی از تمامی کارهایی که باید در روز آینده انجام دهید، تهیه می‌نمایید. افکارتان را روی کاغذ بیاورید. آنگاه قبل از آنکه شروع به کار کنید، کنار هر یک از مواردی که در لیست خود نوشته‌اید، حروف الف ب پ ت ث را بنویسید.
مورد الف، کاری است که از اهمیت بالایی برخوردار است، کاری که باید آنرا انجام دهید، و اگر نه با عواقب جدی مواجه خواهید شد. این کار می‌تواند ملاقات با یک مشتری مهم و یا اتمام گزارشی باشد که رئیستان برای جلسه هیئت مدیره‌ای که پیش رو دارد، به آن نیاز داشته باشد.
قورباغه‌های خود را قورت دهید!
این مواردی که دست بندید کردید، قورباغه‌های زندگی شما هستند. اگر بیش از یک مورد الف دارید، آنها را با الف – ۱، الف – ۲، الف – ۳ و… اولویت بندی نمایید. کار الف – ۱ بزرگ‌ترین و زشت‌ترین قورباغه شماست. کار ب نیز، کاری است که باید آنرا انجام دهید، اما عواقب آن زیاد شدید نیست. این موارد بچه قورباغه‌های زندگی شما هستند. این بدان معنا است که اگر این کارها را انجام ندهید، ممکن است ناراحتی یا مشکلی ایجاد شود، اما اهمیت آن به اندازه موارد الف نمی‌باشد. جواب ندادن به پیغام‌های تلفنی یا چک کردن ایمیل‌ها می‌تواند جزء این موارد باشد.
قاعده این است که هرگز نباید در حالی که یک کار نوع الف باقی مانده، به کار نوع ب بپردازید. یک بچه قورباغه هرگز نباید حواس شما را پرت کند، در حالی که یک قورباغه‌ی بزرگ، آنجا منتظر نشسته تا قورتش بدهید.
کار پ کاری است که انجام دادن آن خوب است، اما انجام ندادنش عواقبی در پی ندارد. مانند تلفن زدن به یک دوست، قهوه خوردن یا نهار خوردن با یک همکار، و یا انجام برخی کارهای شخصی در ساعات کاری. این نوع کارها به هیچ وجه تاثیری بر زندگی شغلی شما ندارند.
کار ت کاری است که می‌توانید آنرا به شخص دیگری محول نمایید، قاعده این است که شما باید کارهایی را که دیگران می‌توانند انجام دهند به آنها واگذار کنید تا وقت بیشتری برای پرداختن به کار الف که تنها خودتان می‌توانید انجام دهید داشته باشید.
کار ث را که می‌توانید به طور کل آنرا حذف نمایید، بدون آنکه واقعا تغییری ایجاد شود. این مورد می‌تواند کاری باشد که زمانی اهمیت داشته، اما دیگر به شما مربوط نمی‌شود. این نوع کارها را معمولا از روی عادت و یا برای لذت بردن از آنها انجام می‌دهید.
کلید موثر در اجرای این روش
با اعمال روش الف ب پ ت ث بر روی لیست خود، برای انجام سریع‌تر کارها، کاملا حاضر و آماده خواهید بود. کلید موثر بودن این روش این است که خود را موظف کنید، که بلافاصله کار الف – ۱ را آغاز کنید و آنقدر ادامه دهید تا این کار به طور کامل انجام شود. از نیروی اراده خود استفاده کنید تا این کار را که مهم‌ترین کار شماست آغاز نموده و به اتمام برسانید. قورباغه را به طور کامل قورت دهید و تا زمانی که کار کامل انجام نشده از آن دست نکشید.
توانایی شما برای تجزیه و تحلیل کردن لیست کارهایتان و تعیین کار الف – ۱ سکوی پرشی است که شما را به بالاترین سطوح موفقیت، اعتماد به نفس، عزت نفس و افتخار پرتاب می‌نماید. با پرورش عادت تمرکز بر روی کار الف – ۱ یعنی مهم‌ترین کارتان (تلاش برای خوردن قورباغه) خواهید دید که بیش از دو یا سه نفر از اطرافیان خودتان کارایی خواهید داشت.
آیا شما تا بحال کتاب قورباغه‌ات را قورت بده خوانده‌اید؟ نظر شما درباره این کتاب و روش‌هایی که در آن آموزش داده شده است چیست؟ لطفا نظرات و همچنین تجربیات خودتان را درباره مدیریت زمان با ما به اشتراک بگذارید.