در این مطلب یاد خواهیم گرفت که چگونه زمان را مدیریت کنیم. ابتدا از اهمیت مدیریت زمان برای دستیابی به اهداف برای شما خواهیم گفت، سپس شما را با ۱۵ ترفند مهم برای مدیریت زمان آشنا خواهیم کرد. یکی از موثرترین توانایی‌هایی که می‌توانید در زندگی خود داشته باشید، مدیریت زمان است. اگر نتوانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، امکان ندارد بتوانید در کار یا زندگی به اهدافتان دست پیدا کنید.
البته شاید همین حالا برای این منظور کارهایی کرده باشید، اما خوب است بدانید که اگر وقت خود را مهم نشمارید، مدیریت زمان به نبردی سخت برای شما تبدیل خواهد شد. افرادی که همان وقت کمی هم که دارند را تلف می‌کنند خوب می‌دانند که حتی رسیدن به اهداف نه چندان سخت هم، شدنی نیست!
حقیقت این است که زمان، برابرترین چیز بین انسان‌ها است. هیچ فرقی نمی‌کند که هستید، سن و درآمدتان چقدر است، چه جنسیت و چه مذهبی دارید؛ بهرحال شما همانقدر زمان دارید که دیگران دارند. چه به طرز وحشتناکی پولدار باشید، چه جزو فقیرترین انسان‌ها، شما ۲۴ ساعت در شبانه روز بیشتر وقت ندارید. پس موضوع این نیست که چقدر وقت دارید، موضوع این است که چگونه زمان خود را به طور موثری مدیریت کنید.
اگر برای رسیدن به اهدافتان جدی هستید، نه تنها باید اهداف خود را به درستی تعیین کنید، بلکه باید با جدیت از حواس پرتی‌ها و از عادات بدی که می‌دانید باید ترک کنید، اجتناب کنید. کارهایی که باعث تلف کردن وقت شما می‌شوند باید کنار گذاشته شوند، و کارهای مهم و حیاتی باید جای آنها را بگیرند.
ترفندش چیست؟ یک سیستم مدیریت زمان خوب پیدا کنید و به کار بگیریدش. سیستم‌های مدیریت زمان زیادی وجود دارند. این انتخاب، دیگر کامل به خودتان بستگی دارد. اما اگر می‌خواهید طبق آمار جزو آن ۹۲٪ از انسان‌هایی نباشید که به اهداف بلند مدتشان در زندگی نمی‌رسند، آنوقت باید در استفاده از وقت محدودتان در این دنیا، نهایت توجه را داشته باشید.
بهترین ترفندها برای مدیریت زمان کدامند؟
به خاطر داشته باشید که حفظ تعادل موضوع مهمی است. اگر در زندگی تعادل خود را از دست بدهید، دچار استرس خواهید شد. حتی اگر بتوانید با مهارت از زیر بار مسئولیت‌های خود شانه خالی کنید، باز هم بدون داشتن تعادل در زندگی‌تان، به سمت شکست متمایل خواهید شد. پس نه تنها برای مدیریت زمان خود باید از یک سیستم پیروی کنید، بلکه خیلی مهم است که آن در آن سیستم، به اوقات شخصی و خانوادگی شما نیز بها داده شود.
فراموش نکنید که گاهی اوقات در پارک قدم بزنید، یا اینکه بنشینید و به موسیقی مورد علاقه خود گوش دهید، نقاشی بکشید، و یا با دوستان خود شبی را بیرون از خانه بگذرانید. این کارها مهم‌تر از آنی هستند که فکر می‌کنید؛ زمانی که این کارها را انجام دهید، به تعادل خواهید رسید. زندگی کوتاه است، پس زمانی که در حال تلاش برای دستیابی به اهداف بزرگ خودتان هستید، این چیزها را هم فراموش نکنید. بسیار خب، با در نظر داشتن نکاتی که ذکر کردیم، در ادامه ۱۵ نکته حیاتی در زمینه مدیریت زمان را در واگویه بخوانید.
۱. هدف خود را به درستی تعیین کنید
برای تعیین کردن هدف، یک راه درست و یک راه اشتباه وجود دارد. اگر هدف خود را به درستی تعیین نکنید، آنوقت در نشانه گیری اهداف خود دچار خطا خواهید شد، بدین ترتیب از زمین مسابقه خارج می‌شوید. می‌توانید برای انتخاب هدف خود، از روش SMART بهره ببرید. مطابق این روش، هدف شما باید دقیق، قابل اندازه گیری، قابل دسترس، مطابق با ارزش‌ها و اعتقادات شما، و دارای محدودیت زمانی باشد. زمانی که هدف خود را معین کردید، برای خواستن آن هدف بیش از پیش تلاش کنید.
۲. یک سیستم مدیریت زمان خوب پیدا کنید
یکی از نکات مهم در مدیریت زمان، این است که یک سیستم مناسب پیدا کنید تا این کار را با کمک آن انجام دهید. بنظر می‌رسد که کارآمدترین سیستم مدیریت زمان، سیستم آیزنهاور باشد. مطابق این روش، فعالیت‌های شما در هر ربع یک مربع و بر اساس میزان اهمیت و فوریت تقسیم می‌شوند.
در حقیقت کارها یا مهم هستند، یا باید فوری انجام شوند، یا هر دوی این خصوصیات را دارند، یا اینکه هیچکدام را شامل نمی‌شوند. کارهایی که نه اهمیت دارند و نه انجام دادنشان فوریتی دارد، کارهایی هستند که باید از آنها اجتناب کنید. اما کارهایی که فوری نیستند ولی مهم‌اند، کارهایی هستند که باید برایشان برنامه ریزی کنید.
۳. هفت روز پشت هم زمان‌تان را زیر نظر بگیرید
تقریبا یک هفته را صرف ارزیابی این موضوع کنید که زمان خود را چگونه سپری می‌کنید. مشغول انجام چه کاری هستید؟ آنرا در دفترچه یا در گوشی موبایل خود یادداشت کنید.
روزتان را در بلوک‌های ۳۰ دقیقه‌ای تقسیم کنید و هر بلوک را تکمیل کنید. خب چه کارهایی کرده‌اید؟ آیا وقت تلف کنی بوده یا اینکه از وقت خود به خوبی استفاده کردید؟ در هر بلوک مشخص کنید که آن کار در کدام ربع سیستم آیزنهاور جای می‌گیرد؟ در انتها، کارهای هر ربع را جمع بزنید و ببینید که برای کدام دست از کارها بیشتر وقت گذاشته‌اید. نتیجه‌ی این کار شما را شگفت زده خواهد کرد!
۴. صبح‌های خود را برای مهم‌ترین کارها خرج کنید
مارک تواین گفته است: اگر باید یک قورباغه را بخورید، بهتر است اولین کاری که در صبح انجام می‌دهید همان باشد. و اگر باید ۲ تا قورباغه را بخورید، بهتر است که اول بزرگه را بخورید! اما منظور او چه بوده است؟ بزرگ‌ترین کارهای خودتان را اول صبح آغاز کنید. این کارها، مهم‌ترین کارهای شما هستند. انجام دادن آنها نیرویی به شما می‌بخشد که کمک می‌کند باقی روزتان را با قدرت ادامه دهید.
۵. در بین کار مدام به خودتان استراحت بدهید
یک تحقیق علمی دریافته است که شما باید ۵۲ دقیقه کار کنید، و ۱۷ دقیقه به خودتان استراحت بدهید. نیازی نیست در مورد استراحت کردن لارژ باشید! اما در استراحت مداومت کنید. مخصوصا اگر شما یک کارآفرین هستید و برای خودتان کار می‌کنید، این موضوع کاملا حیاتی است. خیلی راحت می‌توانید غرق در کار خود شوید و از گذر زمان غافل شوید. اما باید با استراحت‌های مداوم، سطح انرژی جسمی و ذهنی خودتان را در بالاترین حد خود نگاه دارید.
۶. عاداتی مانند «سنگ تاج» در زندگی خود بوجود بیاورید
در معماری بناها، سنگی به نام سنگ تاج وجود دارد. این سنگ، سبب استحکام سازه می‌شود. به همین ترتیب، عاداتی که مانند سنگ تاج باشند، نه تنها باعث می‌شوند عادات خوب دیگری در خود بوجود بیاورید، بلکه کمک می‌کنند عادات بد را دور بریزید. روی چنین عاداتی تمرکز کنید تا بتوانید در کل زمان خود را بهتر مدیریت کنید.
۷. برای پاسخگویی به پیام‌ها و ایمیل‌های خود برنامه بریزید
در طول روز، ایمیل و پیام‌رسان‌های خود را ببندید! اگر بصورت مستمر ایمیل یا پیام‌های جدید دریافت کنید، به راحتی حواستان پرت می‌شود. شما باید برای خواندن و پاسخ به ایمیل‌ها و پیام‌های دریافتی خود برنامه بریزید. اگر مورد خیلی ضروری ای وجود داشته باشد، حتما با شما تماس گرفته یا به شما SMS می‌زنند. اما اگر بخواهید ایمیل یا پیام‌رسان‌های خود را باز بگذارید، خیلی راحت حواستان پرت می‌شود، و جمع شدن دوباره حواستان سخت خواهد شد.
۸. برای مدیریت زمان عادات بد را ترک کنید
یکی از بزرگ‌ترین عواملی که وقت ما را از بین می‌برند، عادات بد ما هستند. چه دیدن سریال‌های پیاپی باشد، چه گشت و گذار بیش از حد در شبکه‌های اجتماعی یا بازی کردن یا کافه رفتن‌های پشت سر هم، این عادات بد زمان کوتاه و گرانبهای ما را می‌دزدند. پس اگر برای رسیدن به اهداف والای خود جدی هستید، باید این عادات بد را کنار بگذارید.
۹. از قانون ۲۰-۸۰ پیروی کنید
یک ترفند عالی دیگر برای مدیریت زمان این است که از قانون ۲۰-۸۰ یا اصل پارتو پیروی کنید. این قانون می‌گوید ۸۰ درصد رخدادها از ۲۰ درصد دلایل بوجود می‌آیند. مثلا در بحث فروش، این قانون اینطور تعبیر می‌شود که ۸۰٪ از فروش تنها از ۲۰٪ مشتریان تامین می‌شود. اما کاربردش برای شما چیست؟ آن ۲۰٪ کارهایی را که باعث بوجود آمدن ۸۰٪ از نتایج می‌شوند تشخیص دهید و برای آنها وقت بگذارید. می‌توانید با کمی تحلیل و بررسی این کارها را بیابید.
۱۰. هر روز صبح ورزش یا مراقبه کنید
شاید فکر کنید این کار در مدیریت زمان کمکی به شما نخواهد کرد، اما مراقبه یا ورزش در هر صبح، شما را متعادل نگاه خواهد داشت. برای دفع سموم این کار را انجام دهید، و شاهد این باشید که انرژی، استقامت و تمرکز ذهنی شما افزایش چشم‌گیری خواهد داشت.
بیشتر بخوانید: برای مدیریت زمان بهتر، به خواب خود اهمیت بدهید
۱۱. هر شب لیست کارهای فردای خود را بنویسید
هر شب، پیش از اینکه به رختخواب بروید، لیست کارهای فردای خود را تدوین کنید. به اهداف خود توجه کنید، و ببینید که چه کارهایی می‌توانید انجام دهید تا به آنها نزدیک‌تر شوید. این اتفاق یک شبه رخ نخواهد داد و زمانبر است. اما با نوشتن لیست کارها، به طور موثری اهداف هر روز خود را تنظیم و تعیین خواهید کرد. به انجام رساندن اهداف روزانه ساده‌تر و قابل دسترس ترند، در عین حال شما را به سمت اهداف بزرگ‌ترتان سوق خواهند داد.
۱۲. زمانی که رمق خود را از دست دادید، به دنبال انگیزه باشید
زمانی که انرژی‌تان کاهش یافت، سری به YouTube بزنید یا ویدئوهایی از TED Talks را ببینید و الهام بگیرید. زمانی که انرژی یا انگیزه خودتان را از دست بدهید، مدیریت زمان هم کار سختی خواهد شد. پس با تمرکز بر محتوای انگیزشی یا الهام بخش، و مطالعه داستان موفقیت دیگران، آتش درونتان را دوباره روشن کنید.
۱۳. به دنبال منتوری باشید که شما را راهنمایی کند
پیدا کردن یک منتور ضروری است. اگر کسی را نداشته باشید تا شما را راهنمایی کند، منصرف شدن و پرت شدن حواس شما از مسیر دسترسی به هدف، آسان خواهد شد. اما وقتی بتوانید شخصا به کسی اتکا کنید که شما را به سمت هدفتان هل می‌دهد، راحت‌تر خواهید توانست برای زمان خود برنامه ریزی کنید و روی برنامه بمانید. یک منتور خوب پیدا کنید.
۱۴. اعلان‌های شبکه‌های اجتماعی خودتان را خاموش کنید
دریافت اعلان‌های وقت و بی وقت از شبکه‌های اجتماعی‌تان، در مدیریت زمان کمکی به شما نخواهد کرد. آنها را قطع کنید! نیازی نیست که شما گاه و بی‌گاه از شبکه‌های مختلف اعلان دریافت کنید، یا نیازی نیست دائما در جریان این باشید که بر دوستان‌تان چه می‌گذرد. مهم نیست. آنچه اهمیت دارد هدف شماست. شما باید برای دستیابی به هدف خود، با آرامش خاطر روی کارتان تمرکز کنید.
۱۵. همه چیز را منظم و مرتب کنید
مطالعات علمی نشان داده‌اند که بهم ریختگی در محیط کار یا زندگی، باعث می‌شوند تمرکز خودمان را از دست بدهیم. و زمانی که تمرکز از بین برود، وقت هم از دست خواهد رفت. اگر می‌خواهید چنین اتفاقی برای شما نیفتد، محیط اطرافتان را منظم و مرتب کنید. از کوچک شروع کنید، امروز یکی از کشوها، و فردا یکی از شلف‌ها، و شاید برای پس‌فردا هم کمد لباستان. هر روز یک بخش از محیط اطراف خود را سازمان ببخشید.
نظر شما درباره مدیریت زمان چیست؟ آیا شما برای اینکه بتوانید زمان خود را مدیریت کنید ترفندهای خاصی را به کار می‌گیرید؟ لطفا نظرات خود را با ما و خوانندگان دیگر به اشتراک بگذارید.