هر کسی که کار تمام‌وقت داشته باشد برنامه شلوغی دارد. این برنامه شلوغ گاهی به قدری اذیت‌کننده می‌شود که خیلی‌ها از کار کردن متنفر می‌شوند. ممکن است یک روز متوجه شوید که کار، زندگی شما را بلعیده و شما هیچ زمانی برای کار دیگری ندارید. اما آیا واقعا راه‌حلی وجود ندارد؟
کارمندان مدرن، در شرایطی کار می‌کنند که شلوغ بودن برنامه، برایشان امتیاز مثبت محسوب می‌شود! همیشه به اشتباه فکر می‌کنند که اگر کار بیشتری در دست داشته باشید و خیلی سرتان شلوغ باشد، به رئیس خود نشان خواهید داد که چقدر به کار اهمیت می‌دهید.
اما اکثر اوقات این تنها یک تفکر اشتباه است. فقط به خاطر اینکه برنامه شما پر و شلوغ خواهد بود، دلیل نمی‌شود که شما کارآمد هم هستید. و زمانی که کارآمد نباشید چه ارزشی برای یک تجارت دارید؟ درک تفاوت برنامه شلوغ و کارآمد بودن اولین قدم در ایجاد یک برنامه کاری بهتر است.
شلوغ بودن برنامه یعنی شما کار زیادی در پیش رو دارید، اما کارآمد بودن و فعال بودن یعنی رسیدن به نتایج مناسب در کمترین زمان ممکن. دومین گزینه باعث می‌شود که شما زمان آزاد بیشتری را در اختیار داشته باشید.
درگیر یک برنامه شلوغ بودن می‌تواند احساسات شما را برانگیزد و حس اضطراب را به شما منتقل کند. اما اینکه زمان آزاد نداشته باشید یک حس شکست به شما خواهد داد. دیگر هیچ حس خوبی ندارید که تصمیم بگیرید به کار خود ادامه دهید. اکثر کارکنان نمی‌توانند میزان کار دریافتی را کنترل کنند. اما راه‌هایی برای مدیریت میزان کار وجود دارد تا شما همه‌ی زمان خود را با کار درگیر نباشید!
ایجاد زمان آزاد کار سختی نیست. چیزی که نیاز دارید این است که با استفاده از یک سری تکنیک، به شکل بهتری برنامه کاری خود را هماهنگ کنید. در ادامه پنج تکنیک برای مدیریت یک برنامه شلوغ را به شما معرفی خواهیم کرد.
اولویت‌بندی
اگر فعالیت‌های خود را اولویت‌بندی نمی‌کنید کاملا مسیر را اشتباه آمده‌اید. با اولویت‌بندی می‌توانید بفهمید که کدام فعالیت را باید در ابتدا انجام دهید. با اینکار می‌دانید که چطور زمان خود را مدیریت کنید و به زمان مقرر تحویل کار هم خواهید رسید.
برایان تریسی خیلی سال پیش در کتاب قورباغه را قورت بده، به این مسئله اشاره کرد. این کتاب بسیار محبوب است و یک ایده کلی دارد. سخت‌ترین فعالیت موجود در برنامه کاری را به عنوان اولین فعالیت انجام دهید و سریعا آن را به اتمام برسانید. ایده کلی این است: هنگامی که فعالیت سخت را کنار بزنید، حس موفقیت به قدری خوب خواهد بود که انرژی زیادی برای انجام دیگر کارها به شما خواهد داد. یک جور تاثیر دومینویی ایجاد می‌شود.
تعهد بیش از اندازه
اگر شما هم از آن دسته افرادی هستید که به هر پیشنهاد کاری بله می‌گویند، پس تعجبی ندارد که در شرایط سختی قرار گرفته‌اید. اگر در چنین شرایطی باشید و نتوانید میزان کار را پاسخگو باشید، پس احتمالا از خود کار هم متنفر خواهید شد. نه گفتن شاید برای خیلی‌ها طبیعی نباشد. اما باید محدودیت خود را درک کنید و با توجه به محدودیت خود کار کنید. تعهد بیش از اندازه به شما فشار زیادی وارد خواهد کرد. نه گفتن به کارفرما هم کار سختی خواهد بود، اما اگر در ابتدا از پاسخ بله شنیدن ناامید شوند، مطمئنا در ادامه متوجه دلیلش خواهند شد، چون کارآمدی شما بیشتر اهمیت دارد.
اما همه پیشنهاد ها را هم رد نکنید. اگر پیشنهاد کاری دارید، آن را بررسی کنید و ببینید که چه چیزی از شما خواسته شده. شاید خیلی سنگین نباشد و زمان زیادی را از شما نگیرد.
مرتب باشید
برنامه‌ریزی کنید و یک سیستم داشته باشید که یک برنامه شلوغ را به یک برنامه کارآمد و مناسب تبدیل می‌کند. نحوه مرتب بودن کاملا به خود شما مربوط است. ممکن است یک برنامه هفتگی و ماهانه داشته باشید که با دقت نوشته می‌شود یا اینکه هر روز روی یک برگه فعالیت روزانه خود را بنویسید. اما ما پیشنهاد می‌کنیم که حتما برنامه خود را بنویسید. نوشتن به کارآمدی کمک خواهد کرد. با نوشتن چیزی را هم از قلم نمی‌اندازید و در هنگام کار دچار فراموشی نمی‌شوید.
اما همانطور که اشاره کردیم سیستم مرتب‌سازی و برنامه‌ریزی شما شخصی است. شاید همکار شما با یک سیستم پیچیده کار کند. نیازی نیست شما هم به همان شکل باشید. سیستمی که با آن راحت هستید و کار شما را انجام می‌دهد انتخاب کنید.
برون‌سپاری
اگر توانایی اینکار را دارید، حتما آن را انجام دهید. برون‌سپاری و سپردن کار اضافی به شخصی دیگر باعث می‌شود که برنامه شلوغ شما مدیریت شود. اما باید به خوبی اینکار را انجام دهید. برون‌سپاری فشار کاری شما را کمتر می‌کند. همچنین زمان شما بیشتر آزاد خواهد شد تا هر جور که دوست دارید کار کنید و از چیزی لذت ببرید.
اما با دقت اینکار را انجام دهید. باید متوجه شوید که هر فعالیت نیازمند چه توانایی‌هایی است و سپس تصمیم بگیرید که چه کسی بهترین عملکرد را خواهد داشت. برای اینکار باید همکاران یا کارکنان خود را خوب بشناسید. همچنین باید دستورالعمل مشخص و دقیقی را ارائه دهید تا از دوباره کار کردن پرهیز شود.
برون‌سپاری نه تنها به شما کمک خواهد کرد، بلکه به یک نفر دیگر هم کمک می‌کند تا چیزی تازه یاد بگیرد یا درآمد بیشتری داشته باشد. قبل از انجام این کار، مطمئن شوید که فعالیتی که قصد برون‌سپاری آن را دارید اصلا اهمیتی دارد یا خیر؟ اگر می‌توانید کلا فعالیت را حذف کنید آن را به شخص دیگری ندهید چون فقط زمان تلف خواهد شد. زمان بقیه هم همانند زمان شما مهم است و باید به ارزش آن احترام بگذارید.
استراحت کنید
یک روز و برنامه شلوغ باعث می‌شود که شما استرس و خستگی زیادی را تجربه کنید و کارآمدی شما کاهش پیدا کند. به همین خاطر مهم است که حتما یک سری برنامه استراحت برای خود مشخص کنید. اگر کار شما همیشه جلوی کامپیوتر است هم بهتر است حرکت داشته باشید و کل روز بدون تحرک نمانید.
با استراحت کردن سلامت حال خود را تضمین خواهید کرد. استرس زیاد و خستگی باعث مشکلات روانی جدی خواهد شد و شما را از کار خسته خواهد کرد. شاید استراحت کردن خیلی کارآمد به نظر نرسد چون شما زمان کار را کم می‌کنید و زمان خالی ایجاد می‌کنید. اما این استراحت میزان کار و کیفیت کار شما در آینده را بیشتر می‌کند.
از زمان استراحت‌ها کوتاه استفاده کنید. چند دقیقه یا حتی چند ثانیه هم می‌تواند در فعالیت شما تاثیر داشته باشد.
سخن پایانی
اگر برنامه شلوغی داشته باشید به راحتی در کار غرق خواهید شد و چیزهای دیگر زندگی را کاملا فراموش می‌کنید. شلوغی به این اشاره دارد که چه میزان کار در حال انجام دارید، اما کارآمدی، نحوه‌ی برخورد شما با این میزان کار است. نحوه برخوردی که هدف آن بهترین نتیجه در کمترین زمان ممکن است.
با استفاده از تکنیک‌هایی که معرفی شد می‌توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید و از کار خود هم متنفر نشوید. می‌توانید زمان خود را بیشتر آزاد کنید تا با کارهای مورد علاقه خود آنها را پر کنید.
شما در موضوعی که صحبت شد چه تجربه‌ای دارید؟ آیا تابحال برنامه‌ای شلوغ و فشرده را در زندگی خود تجربه کرده‌اید؟ لطفا نظرات خودتان را به اشتراک بگذارید.